こんにちは！
非営利法人を専門とする会計事務所、アダムズグループの吉田です。
決算が落ち着き、この時期に大会等を兼ねて理事会を開催される法人も多いかと思います。
ところで理事会で代表理事及び業務執行理事の方々は自己の職務の執行状況の報告はされていますか？
これは一般法人法91条2項に定められている法律ですので一般法人、公益法人であれば必ず行わなければなりません。
報告の具体的な内容はケース・バイ・ケースですが、職務の執行状況の報告の際、他の役員からの質疑にその場で対応できるようにするため、この報告については理事会の省略をすることはできず、実際に開催された理事会で報告しなければなりません。
開催の頻度については、法令により定款に定めがない場合は「3箇月に1回以上」となっておりますが、定款に定めることにより、「毎事業年度に4箇月を超える間隔で2回以上」とすることができます。（一般法人法第91条2項）
この「毎事業年度に4箇月を超える間隔で2回以上」の考え方ですが
3月決算の法人を例にした場合、3月に予算理事会、4月に決算理事会を開催し、それぞれ職務執行報告をする場合、定款の要件を満たすでしょうか？
定款で、「毎事業年度に?」と定めているとおり、事業年度単位で考えます。
事業年度で考えると2019年4月の決算理事会から2020年3月の予算理事会の間は11箇月空いています。
したがって3月の予算理事会と4月の決算理事会でそれぞれ職務執行報告を行えば問題ありません。
注意しなければならないのは、カレンダーの見間違いなどでうっかりして1日でもずれてしまうと定款違反となってしまいますのでご注意ください。
また、報告が行われた理事会の議事録には、報告事項として「代表理事及び業務執行理事の自己の職務の執行状況の報告」を記載するのを忘れないようにしてください。
新しく役員になられた方など、所属している法人が定款でどのように定めているか一度ご確認ください。
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