こんにちは！
非営利法人を専門とする会計事務所、アダムズグループの吉田です。
今回は新型コロナウイルスによる影響等で、社員総会への参加が難しい方がいる場合の対応についてお話しします。
社員総会への参加が難しい場合、当日出席する会員等を代理人として指名し、委任状で議決権を行使することができます。
委任状を提出した場合は、出席したものとみなされますので実際の出席者数及び委任状を提出した方の合計数が定足数を満たせば総会が成立します。
委任状の書式は法令上定められていませんが、作成する際の注意点としては、代理人の箇所が空欄になっている委任状をどのように取り扱うかという点です。
例えば委任状の書式に「代理人が空欄の場合は、理事長に一任したものとみなします。」等と明記しておくなど、事前にルールを決めておいた方が良いと思います。
さて、ここで”議長に一任することはできるのか”という論点がありますが、議長は、中立的立場でなければならないため、議長に一任する事は望ましくないとされています。
委任状の制度は理事会では認められていませんが、この時期は、社員総会に参加できない方も多いと思いますので是非活用してください。
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