公益法人の立入検査の指摘事例紹介
新型コロナウィルスの5類へ移行し、一時期実施が見送られていた行政庁による公益法人への立入検査が順次再開されています。
本記事では、最近の立入検査において指摘されることが多い備え置き書類の取り扱いについて解説します。
まず、公益法人は、一般法人法や認定法の定めにより種々の書類を主たる事務所・従たる事務所に備え置くことが求められております。
ここで、直近の立入検査においては、備え置き書類の整理を適切に行う旨の指摘がありました。
また、これらの備え置き書類について、年度別に1冊のファイルを作成し、その中に備え置くべき書類はまとめて管理することが望ましい旨の指導もあります。
これは、備え置き書類を1つファイルにすることにより、急な閲覧請求時などに役員や社員の住所など、本来開示すべきでない情報まで誤って開示してしまうことのないようにするため明確に区分管理することが望ましいという指導となります。
まとめ
公益法人は、備え置き書類等について閲覧請求がなされた場合、速やかに対応することが求めれますが、実際に閲覧請求がなされるということは事例として多くはないと想定されます。
しかし、閲覧請求がされた際に個人情報を誤って開示してしまうことは、大きな問題に繋がる可能性も懸念されます。
そのため、行政庁の指導例のように備え置き書類の開示情報を適切に管理するという内部統制の構築は、公益法人の運営にあたり有用と考えられます。
