公益法人が提出する変更届等の確認書とは
公益法人は、変更届等の提出にあたり「確認書」もチェックを入れたうえで提出をすることになっています。
実務上は、一箇所にチェックを入れるだけで作成できてしまいますので、内容までは深く確認していないというケースもあるかもしれません。
今回は、この「確認書」の内容について簡単に触れたいと思います。
公益法人が確認書をチェックする必要性
この「確認書」は、法人が役員の「同一親族規制」や「同一団体規制」に抵触していないか、役員が「欠格事項」に該当していないか、などの事項について確認を行っていることを示す書類になります。
役員の同一団体規制や欠格事項の1つである連座制については、以下の記事で解説を行っています。こちらの記事も参考にしてください。
そのため、この確認書を作成するにあたり、「同一親族規制」「同一団体規制」「欠格事項」について確認するためにチェックリストや資料等が別途必要となります。
例えば、同一団体規制を確認する場合は、役員から履歴書や兼職届を入手する方法が考えられます。
また、役員の欠格事項を確認する場合は、欠格事項に該当しないことについての役員からの誓約書を入手するなど役員から資料を入手することが一般的に行われています。
これらの確認は、口頭ではなく書面を取り交わして行うことが望ましい旨が内閣府が提供しているメールマガジンでも触れられています。
また、上記の確認状況については、行政庁立入検査で定期的に確認されるポイントとなっていますので、確認書に記載されたチェック項目について別途検討されていない場合には、書類の整備や役員から必要書類を入手するための内部統制の構築が必要となります。
