社員総会の参考資料等の電子提供制度
令和4年9月12日から一般社団法人及び一般財団法人に関する法律の改正により、社員総会の参考資料等の電子提供制度が制定されました。
社員総会の参考資料等の電子提供制度は、社員総会の参考資料や計算書類等をWebサイトに掲載し、当該WebサイトのURLを一般社団法人の社員に通知することにより、当該資料を郵送した場合と同等に扱うことが可能となる制度となります。
ここで、社員総会の参考資料や計算書類等は、書類枚数が多くなることもあり、そのすべての書類を郵送で社員に発送すると発送コストが多額になるという問題がありました。
また、社団法人の場合は、収益規模数千万円の小規模な社団法人であっても社員数が数千名に及びこともあるため、収益と法人の維持コストが見合わないという問題もありました。
そこで、社員総会の参考資料等の電子提供制度を利用することにより運営コストの削減が期待できます。
電子提供制度の注意点
社員総会の参考資料等の電子提供制度を採用する場合、以下のような注意点もあります。
まず、電子提供制度の利用には、その旨を定款に記載すること、及び登記をすることが必要となります。
定款や登記の変更は、一定の手続きが必要となります。
そのため、本制度の採用開始には、一定の準備が必要となるとともに、制度を廃止しようとしても簡単には廃止できないという問題があります。
また、社員総会の参考資料等の電子提供する場合は、社員総会の日の3週間前までに参考書類等の情報をWebサイトに掲載する必要があります。
そのため、決算社員総会に承認予定の計算書類等は、決算社員総会の日の3週間前以前に確定させる必要があります。
ここで、社員総会の参考資料等の電子提供制度を利用しない場合、計算書類等は、決算社員総会の開催日の2週間前までに備え置くこととなっています。
したがって、本制度を利用しない場合の計算書類等の作成は、定時社員総会の日の2週間前以前で良いことになります。
このように、本制度を利用すると決算社員総会の際には、計算書類等の作成期限が1週間短くなる可能性があります。
最後に、本制度を利用できる法人は社団法人に限られ、財団法人における評議員会ではこの制度を利用することはできないという点も注意が必要となります。
