こんにちは！
公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。
今回もマイナンバー制度の続きです。
公益法人・学会・業界団体などの事業者が、弊社のような会計事務所に業務を依頼することがあると思います。
特に最近は、規模の縮小等に伴い、事務局業務を丸投げすることも多々あります。
そんな中、マイナンバー制度が始まり個人番号を取り扱う業務を委託する場合の取り扱いが気になるところかと思います。
番号法では、個人番号関係事務の委託や再委託を認めています。
ただし、委託者は、受託者に対する監督義務が課せられています。適切な委託先を選択し、安全管理措置をさせるための契約をし、特定個人情報の取り扱い状況を把握しなければなりません。
契約内容としては、秘密保持義務、特定個人情報の持ち出し禁止・目的外使用の禁止、契約終了後の特定個人情報の返却・廃棄、従業員に対する監督・教育および契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込む必要があります。
また、受託先が再委託をする場合には、委託者の許諾が必要となります。委託者は、再委託先に対しても間接的に監督義務を負います。これは、再々委託等、委託が繰り返される場合、最初の委託者の許諾が必要であり、委託者はすべての受託者の監督義務を負うことになります。
委託者の許諾を確認する方法については、制限は特段ありませんが、書面等により記録として残る形式が望ましいでしょう。
次回は、マイナンバー制度の続きで安全管理措置について記載したいと思います。
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