こんにちは！
公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。
今回は、マイナンバー制度のうち、取得と同様に重要となる保管についての説明です。
マイナンバー制度では、取得と同様に番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管することはできません。
したがって、例えば以下のような場合には、特定個人情報を保管することが認められます。
従業員の個人番号：翌年度の源泉徴収事務に使用するため雇用期間中は特定個人情報の保管が可能です。
継続的な土地の賃貸借契約：翌年度以降の支払調書の作成に使用するため特定個人情報の保管が可能です。
所管法令により一定期間保存が義務付けられている書類等：保存期間中は、特定個人情報も一緒に保管することになりますが、保存期間を経過した場合には、と特定個人情報を保管しておく必要はなくなるため、原則として、特定個人情報が記載された書類等を出来るだけ速やかに廃棄する必要があります。もっとも、特定個人情報を復元できない程度に削除等したうえで他の情報を保管することは可能です。
次回は、マイナンバー制度の続きで「利用」について説明したいと思います。
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