こんにちは！
公益法人・学会・業界団体を専門とする会計事務所、株式会社アダムズの堀井淳史です。
今回は、個人番号の「提供」と「廃棄」について説明したいと思います。
まず、「提供」についてですが、提供とは「法的な人格を超えての移動」を意味します。
そのため、事業者から給与計算業務の委託先等、行政機関との個人番号のやり取りが「提供」に該当します。
「取得」の場合も同様の話がありましたが、「提供」も番号法で限定的に明記された場合のみ可能となっています。
注意事項としては、例えば給与計算業務を事業者から別会社に委託する場合、事業者は委託先に個人番号を提供することになりますが、事業者は委託先の監督義務等を負うということです。
また、親会社から子会社への出向などもあるかと思いますが、出向先で個人番号を利用する必要がある場合であっても、親子会社間で個人番号のやり取りをすることはできません。親子会社間であったとしても別法人であるため、提供に該当し、番号法で定めた事項に当たらないためです。
したがって、このような場合には、個人番号が必要とする出向先が本人から改めて提供を受けなければなりません。
次に「廃棄」についてです。
事業者は、個人番号関係処理事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令で定めている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに復元不可能な手段により削除または廃棄する必要があります。
ただし、個人番号そのものの保管が禁止されているのであって、他の氏名等の情報を保管することに制限はありません。
個人番号を復元できないように削除等し、書類やデータを保管することは問題ありません。
（おそらく今後の給与システムや謝金システム等は、上記に対応するような形で自動でマイナンバーだけ消去できるものになるかと思います）
今回までで、マイナンバーの概要については終了です。
次回からは、国税庁が公表しているFAQのうち、公益法人、学会、業界団体に影響しそうな箇所を説明していきたいと思います。
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